Деловое письмо на английском

Изучение делового английского актуально как для компаний (be-english.com.ua), так и для любого человека, которому приходится общаться на этом языке. Написать деловое письмо на английском не так сложно, следуя нескольким простым формальным правилам.

Обращение
Письмо начинается с приветствия. Выбор приветственной формулы зависит от ваших отношений с адресатом и степени формальности ситуации вашего взаимодействия.
To Whom It May Concern — используется в случае, если вы не знаете, к кому именно будет направлено ваше письмо, например, если вы пишете в организацию.
Dear Sir/Madam — используется в случае, если вы не знаете имя адресата.
Dear Mr Smith — ваш адресат мужского пола, и вы знаете его имя.
Dear Ms Smith — ваш адресат женского пола, и вы знаете ее имя. Старое Mrs вышло из употребления.
Dear Dr Smith — используется по отношению к доктору.
Dear Xu Li — пишите полное имя, если не уверены, какого пола адресат.
Dear colleagues — обращение к группе людей (в данном случае коллег).
Dear Mary — в менее формальном, но все же профессиональном формате общения можно использовать просто имя для обращения.
Hello guys — неформальное приветствие группы людей, которых вы знаете хорошо.
Hi — неформальное приветствие для группы людей или одного человека.

Обратите внимание, что после Mr и Ms не нужна точка. После обращения всегда ставится запятая. Восклицательный после обращения ставить не принято.

Начало письма
Есть два способа начать формальное письмо. Если письмо является продолжением предыдущего контакта: телефонного разговора или переписки, то, как правило, делается ссылка на предыдущий разговор.
I am (we are writing) regarding… your inquiry about/our phone conversation …
In reply to your request …
Thank you for contacting us.

Если вы пишете кому-то впервые, в начале письма укажите цель вашего сообщения.

I am (we are) writing to

  • inform you that …
  • confirm …
  • enquire about …
  • complain about …

I am contacting you for the following reason.
I recently heard about … and would like to …

Основное содержание
В зависимости от содержания сообщения, используйте следующие формы:

Запрос:

We would appreciate it if you would … (Мы были бы признательны, если бы вы…)
I would be grateful if you could … (Я был бы благодарен если бы вы…)
Could you please send me … (Не могли бы вы отправить мне…)
Could you possibly tell us … (Не могли бы вы подсказать нам…)
It would be helpful if you could send us … (Вы окажете нам большую услугу, если отправите…)

Хорошие новости:

We are pleased to announce that … (Мы рады сообщить, что…)
I am delighted to inform you that … (С радостью сообщаем вам, что…)

Плохие новости:

We regret to inform you that … (Мы с сожалением сообщаем вам, что …)
 I’m afraid it would not be possible to … (Боюсь, что невозможно…)
Unfortunately we are unable to … (К сожалению, мы не можем этого сделать…)
After careful consideration we have decided … (После тщательного рассмотрения мы приняли решение…)

Завершение письма

В заключение письма используйте одну из формул ссылки на продолжение контакта в будущем. Например, предложение помощи:
If you require more information, please let us know. (Если вам нужно больше информации, пожалуйста, сообщите нам об этом)
Please do not hesitate to contact us if you need any further assistance. (Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам, если вам нужна дополнительная помощь)
Или упоминание о будущей встрече:
I am looking forward to hearing from you soon. (Жду новостей от вас)
We are looking forward to meeting you on 21 January/in Tromsø. (Ждем встречи с вами 21 января/в Тромсе)
We would appreciate your reply at your earliest convenience. (Будем признательны за ваш ответ в кратчайшие сроки)

Заключительные строки
Выбор подписи в конце письма зависит от того, как задан тон в начале письма.
В соответствии с формальным стилем можно использовать:
Your sincerely,
Sincerely yours,
Respectfully,
Или просто
Sincerely, — если в обращении использовалось «Dear» и имя адресата.

Немного менее формально, но все же профессионально будет звучать
Kind regards,
Warm regards,
Regards,
Еще менее формально:
Best wishes,

Наконец, совершенно неформальное завершение:
Best,
Hugs,
Cheers,

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here